Panie Dyrektorze,
dziękuję za obszerny komentarz z dodatkowymi informacjami – publikuję go na dole oraz jest widoczny jako komentarz do poprzedniego postu.
I właśnie o taką rozmowę mi chodzi, bo pojawiło się w niej kilka konkretów, do których warto się odnieść.
Zacznę od tych 2000 osób po 100 zł i 5000 po 40 zł, bo mam wrażenie, że zaczynamy dyskutować o liczbach, które z rzeczywistą frekwencją RockWater mają na razie niewiele wspólnego.
W ubiegłym roku sprzedano około 1700 biletów łącznie na dwa dni, a w tym roku około 1000. Sprzedany bilet nie oznacza oczywiście osoby przebywającej na terenie imprezy w konkretnym momencie, szczególnie przy wydarzeniu dwudniowym.
Dlatego zanim zaczniemy zastanawiać się nad 5000 uczestników, warto byłoby odpowiedzieć na znacznie prostsze pytanie:
ile osób faktycznie znajdowało się jednocześnie na terenie RockWater w szczytowym momencie?
Być może nigdy nie było tam jednocześnie nawet 1000 osób. Tego nie wiem, więc nie będę tego twierdził.
Natomiast jedno wiemy: 2000 osób nie jest liczbą wynikającą z dotychczasowej rzeczywistej frekwencji RockWater, a 5000 jest już całkowicie hipotetycznym przykładem.
Dlatego zestawienie „2000 osób po 100 zł albo 5000 po 40 zł” brzmi efektownie, ale na dzisiaj trochę przypomina wybór pomiędzy dwiema sytuacjami, z których żadna jeszcze nie wystąpiła.
Najpierw spróbujmy dojść do 1500 czy 2000 uczestników, a później martwmy się problemami związanymi z pięcioma tysiącami.
Jednocześnie zwrócił Pan uwagę na rzecz znacznie ciekawszą.
Pisze Pan o imprezie organizowanej na 1500 osób, natomiast 5000 osób w Serwach byłoby z punktu widzenia bezpieczeństwa „samobójstwem”.
I właśnie to skłania mnie do zupełnie innego pytania:
czy Serwy są właściwym miejscem dla RockWater, jeżeli ta impreza ma się rozwijać?
Jeżeli już przy 1500 osobach poważnym wyzwaniem stają się toalety, umywalki, kontenery, ochrona, parkingi, dojazd, drogi ewakuacyjne czy wymagania przeciwpożarowe, to może nie powinniśmy zastanawiać się, jak zmieścić tam 5000 ludzi.
Może powinniśmy zastanowić się, czy festiwal nie wyrósł z miejsca, w którym jest organizowany.
Chyba że RockWater z założenia ma pozostać imprezą niszową dla około 1000–1500 osób.
I żeby było jasne — nie ma w tym nic złego.
Kameralny festiwal nad jeziorem może mieć własny klimat, charakter i wierną publiczność. Tylko wtedy warto jasno określić jego cel.
Czy za pięć lat RockWater nadal ma być kameralnym wydarzeniem dla około tysiąca osób?
Czy chcemy stworzyć imprezę przyciągającą kilka tysięcy ludzi z całego regionu?
Obie odpowiedzi są dobre. Problem zaczyna się wtedy, kiedy chcemy rozwijać duży festiwal w miejscu, które pozwala organizować mały.
Jest tylko jeszcze jeden element tej układanki — pieniądze i cel, jakiemu te pieniądze mają służyć.
Jeżeli świadomie wybieramy model niszowego koncertu dla około tysiąca osób, to musimy również uczciwie powiedzieć mieszkańcom, jakie są tego konsekwencje.
Przy obecnym modelu będziemy prawdopodobnie co roku dokładać do RockWater 80–100 tys. zł z publicznych pieniędzy. I można taką decyzję podjąć. Kultura nie musi przecież na siebie zarabiać.
Tylko chciałbym wiedzieć, co jako gmina otrzymujemy w zamian.
Jeżeli wydajemy te pieniądze również na promocję gminy i rozwój turystyki, to impreza dla około tysiąca osób, która praktycznie nie przebija się poza lokalny krąg odbiorców, ma bardzo ograniczoną wartość promocyjną. Nie tworzy efektu, dzięki któremu kilka tysięcy nowych ludzi poznaje Płaską, przyjeżdża tutaj, nocuje, korzysta z gastronomii, a później być może wraca jako turysta.
Wtedy RockWater staje się po prostu drogim, niszowym koncertem dla stosunkowo niewielkiej grupy odbiorców.
I jeszcze jedna rzecz.
Dzisiaj ten rachunek wygląda łagodniej, ponieważ otrzymujemy około 100 tys. zł zewnętrznego dofinansowania. Ale przecież nikt nam nie zagwarantuje, że marszałek czy wojewoda będzie finansował RockWater każdego roku.
Co się stanie, jeżeli któregoś roku tych 60 tys. zł nie dostaniemy?
Wtedy przy podobnym budżecie cała różnica będzie musiała zostać pokryta z naszych środków i dopłata do jednego weekendu może zrobić się naprawdę bolesna.
Dlatego nie sprowadzałbym tej rozmowy wyłącznie do pytania, czy koncert był fajny.
Pytanie jest szersze:
Po co gmina organizuje RockWater?
Jeżeli przede wszystkim dla mieszkańców — może warto zrobić wydarzenie bardziej dostępne cenowo i otwarte.
Jeżeli dla turystów i promocji gminy — potrzebujemy skali, programu i promocji, które rzeczywiście przyciągną ludzi spoza gminy.
Jeżeli natomiast chcemy świadomie organizować niszowy festiwal muzyczny dla około tysiąca odbiorców — również możemy.
Tylko wtedy nazwijmy rzecz po imieniu i odpowiedzmy sobie, ile jako gmina jesteśmy gotowi każdego roku za tę niszowość zapłacić.
Toalety, umywalki i śmieci
Tutaj Pańskie tłumaczenie trochę mnie zaskoczyło.
Przecież RockWater nie odbywał się w Serwach pierwszy raz. Za Państwem są już wcześniejsze edycje i — co ważne — w ubiegłym roku sprzedano około 1700 biletów na dwa dni, podczas gdy w tym roku około 1000.
Nie twierdzę oczywiście, że 1700 sprzedanych biletów oznacza 1700 osób przebywających jednocześnie na terenie. To dwie zupełnie różne rzeczy.
Ale oznacza to, że organizator ma już praktyczne doświadczenie z organizacją tej imprezy i większą liczbą sprzedanych biletów niż w tym roku.
Toalety, umywalki, śmieci, ochrona czy zabezpieczenie medyczne nie są przecież wymaganiami, które pojawiły się tydzień przed koncertem.
Jeżeli imprezę od początku planowano na 1500 osób, to od początku było wiadomo, ile potrzeba toalet, umywalek, ochrony i pozostałego zaplecza.
Dlatego argument:
„gdzieś te toalety trzeba ustawić”
jest dla mnie trochę niezrozumiały.
Oczywiście, że trzeba.
Tylko właśnie po to planuje się imprezę, żeby wcześniej ustalić gdzie.
Tym bardziej że organizujecie ją Państwo w tym miejscu kolejny raz.
Jeżeli po kilku edycjach nadal okazuje się, że nie ma dobrego miejsca na wymagane zaplecze, toalety przeszkadzają publiczności, parkingi stanowią problem, a większa liczba uczestników zaczyna powodować problemy z bezpieczeństwem, to ponownie wracamy do pytania:
czy problemem naprawdę są toalety, czy może lokalizacja?
Koszt 2000 i 5000 uczestników
Napisał Pan, że nie będzie rozpisywał kosztów imprezy dla 1500 czy 5000 osób.
A mnie akurat bardzo interesowałby taki rachunek.
Oczywiście wraz ze wzrostem frekwencji rosną koszty ochrony, sanitariatów, odpadów, zabezpieczenia medycznego, organizacji ruchu czy części obsługi.
Tego nie kwestionuję.
Tyle że największe pozycje kosztowe koncertu w znacznej części nie rosną proporcjonalnie do liczby ludzi.
Zespół nie bierze trzy razy większego honorarium dlatego, że zamiast 1500 osób pod sceną stoi 5000. Podobnie wiele kosztów sceny, techniki koncertowej, nagłośnienia, oświetlenia, transportu czy organizacji wydarzenia trzeba ponieść niezależnie od tego, czy przyjdzie 1000, 2000 czy więcej osób.
Dlatego skoro sam Pan wcześniej podał przykład:
2000 × 100 zł = 200 000 zł
i
5000 × 40 zł = 200 000 zł,
to wpływy ze sprzedaży biletów w obu przypadkach są dokładnie takie same.
Oczywiście różnica pojawia się po stronie kosztów zależnych od liczby uczestników.
Tylko właśnie dlatego interesowałoby mnie, o ile rzeczywiście wzrósłby całkowity koszt imprezy przy 5000 zamiast 2000 uczestników.
Bo może się okazać, że większa frekwencja pozwala rozłożyć największe koszty wydarzenia na większą liczbę uczestników i dzięki temu zaoferować tańszy bilet.
A jeżeli przeszkodą dla takiego modelu nie są przede wszystkim koszty koncertu, tylko możliwości Serw — ponownie dochodzimy do lokalizacji.
KGW „dodatkiem do koncertu”
Tutaj pozwolę sobie zdecydowanie się z Panem nie zgodzić.
Nie ma co zaklinać rzeczywistości.
Być może w założeniach organizatora KGW miały być jedynie dodatkiem do koncertu. Tyle że zarówno w ubiegłym roku, a już szczególnie w tym, to właśnie Koła Gospodyń Wiejskich zebrały jedne z najlepszych opinii uczestników.
Ludzie je chwalili, zatrzymywali się przy stoiskach, rozmawiali, jedli i bardzo dobrze oceniali tę część wydarzenia.
I naprawdę nie widzę powodu, żeby umniejszać ich roli.
Organizator może zdecydować, co w programie nazwie atrakcją główną, a co dodatkiem.
Nie może jednak zdecydować za uczestników, co dla nich było największą atrakcją.
Powiem nawet więcej.
Patrząc na odbiór ostatnich edycji, zaczynam się zastanawiać, czy rzeczywiście KGW są jeszcze dodatkiem do koncertu, czy powoli to koncert nie zaczyna być dodatkiem do KGW.
I wcale nie piszę tego złośliwie.
Może właśnie publiczność pokazuje organizatorowi, gdzie znajduje się jeden z największych atutów tej imprezy.
Bo sukces wydarzenia nie zawsze polega na tym, że publiczność zachwyca się dokładnie tym elementem, który organizator wcześniej uznał za najważniejszy.
Czasem publiczność sama pokazuje organizatorowi, co w jego imprezie jest najlepsze.
Dlaczego KGW znalazły się za bramkami?
To jest zresztą kolejny ciekawy temat.
Pisze Pan, że skoro KGW były częścią koncertu, dlatego znalazły się wewnątrz strefy biletowanej.
Tylko że konsekwencja tej decyzji była bardzo konkretna.
Mieszkaniec albo turysta, który chciał przyjść wyłącznie do KGW, zjeść, spotkać się ze znajomymi i zostawić trochę pieniędzy u naszych Kół, najpierw musiał kupić bilet na koncert.
Gdyby strefa KGW była ogólnodostępna, a biletowana była dopiero właściwa strefa koncertowa, prawdopodobnie część biletów nie zostałaby sprzedana.
Nie zamierzam udawać, że takiego efektu by nie było.
Ale jednocześnie przez strefę KGW mogłoby przewinąć się znacznie więcej mieszkańców i turystów, a same Koła miałyby możliwość obsłużenia większej liczby klientów i osiągnięcia większych obrotów.
I dlatego naprawdę interesuje mnie:
kto i z jakich powodów zdecydował, że KGW muszą znaleźć się wewnątrz strefy biletowanej?
Bo to nie jest decyzja bez znaczenia.
Ma ona konsekwencje zarówno dla liczby sprzedanych biletów, jak i dla liczby osób, które mogły skorzystać z oferty KGW.
Być może warto za rok pomyśleć o zupełnie innym modelu:
otwartej, bezpłatnej strefie lokalnej z KGW oraz oddzielnej, biletowanej strefie koncertowej.
Wtedy mieszkaniec, który chce przyjść do KGW, może to zrobić bez kupowania biletu na koncert, a osoba zainteresowana koncertem kupuje bilet i wchodzi dalej.
Może się wtedy okazać, że biletów sprzedamy trochę mniej.
Ale może się również okazać, że na całe wydarzenie przyjdzie znacznie więcej ludzi, KGW zarobią więcej, atmosfera będzie lepsza, a część osób odwiedzających bezpłatną strefę spontanicznie zdecyduje się również kupić bilet na koncert.
VAT
Co do VAT — tutaj przyjmuję Pańskie wyjaśnienie.
Rzeczywiście biletowany charakter wydarzenia może mieć znaczenie dla możliwości odliczenia VAT od wydatków związanych ze sprzedażą opodatkowaną.
Tylko nie przeceniałbym tego argumentu.
Tegoroczny RockWater kosztował około 290 tys. zł, czyli około 60 tys. zł więcej niż rok wcześniej.
Od całej tej kwoty VAT oczywiście odzyskać się nie da. Znaczną część kosztów stanowią honoraria artystów oraz inne pozycje, przy których VAT do odliczenia może w ogóle nie występować.
Nie znam wszystkich faktur, więc nie będę zgadywał konkretnej kwoty.
Podejrzewam jednak, że mówimy o około 40 tysiącach złotych, a nie o kwocie, która sama w sobie przesądza o ekonomicznym sensie całej imprezy.
I chyba warto pamiętać o jednej rzeczy:
nie organizujemy płatnego koncertu po to, żeby odzyskać VAT.
VAT jest elementem rozliczenia wydarzenia, a nie jego celem.
Jeżeli chcemy ocenić ekonomiczny sens przyjętego modelu, to policzmy wszystko:
koszt imprezy, wpływy ze sprzedaży biletów, rzeczywiście odliczony VAT i ostateczną kwotę, którą do wydarzenia dołożył GOK czy gmina.
Wtedy będziemy mieli konkrety zamiast przypuszczeń.
I na koniec Augustów
Napisał Pan, że pytanie powinno raczej brzmieć:
„dlaczego ludzie z Augustowa nie przyjechali na płatną imprezę do Serw, kiedy w Augustowie mieli własną bezpłatną?”
Panie Dyrektorze…
No właśnie dlatego.
Bo tam było za darmo.
Bo oferta koncertowa i okołokoncertowa była w mojej ocenie atrakcyjniejsza.
I wreszcie dlatego, że o tamtej imprezie ludzie wiedzieli.
A o RockWater wielu potencjalnych uczestników nawet nie wiedziało.
I właśnie tutaj znajduje się problem promocji, o którym piszę od początku.
Uczestnik w sobotnie popołudnie nie analizuje kosztu ochroniarza, liczby kontenerów, stawki VAT czy kosztu wynajęcia toalety.
Podejmuje dużo prostszą decyzję:
Co się dzisiaj dzieje?
Gdzie pojadę?
Co tam dostanę?
Ile mnie to będzie kosztowało?
Tylko zanim podejmie nawet tę decyzję, najpierw musi jeszcze wiedzieć, że dana impreza w ogóle istnieje.
Augustów w tym roku odpowiedział na te pytania lepiej.
I dlatego nie do końca przekonuje mnie kończenie tej dyskusji stwierdzeniem:
„wszystkim nie dogodzisz”.
Oczywiście, że wszystkim nie dogodzimy.
Tylko przecież nie o to chodzi.
Nie twierdzę, że organizowanie RockWater jest łatwe. Nie jest.
Nie twierdzę również, że wszystko było źle. Nie było. KGW są najlepszym przykładem czegoś, co wyszło naprawdę dobrze.
Nie chodzi też o krytykowanie dla samego krytykowania.
Chodzi o to, że po każdej imprezie można zrobić jedną z dwóch rzeczy.
Można tłumaczyć, dlaczego inaczej się nie dało.
Albo można spokojnie przeanalizować, co zadziałało, co nie zadziałało i zastanowić się, co zrobić lepiej następnym razem.
I dla mnie najważniejsze pytanie po tegorocznym RockWater brzmi bardzo prosto:
Co zrobić, żeby za rok ludzie, mając do wyboru Augustów i Serwy, wybrali Serwy?
Bo ostatecznie imprezy organizujemy nie dla organizatorów.
Organizujemy je dla ludzi.
Oryginalny komentarz:
Panie Andrzeju wiem co piszę i jak odbierają to ludzie . Na Serwach nie wyobrażam sobie imprezy na 5 tys. osób bo to w sprawach bezpieczeństwa jest samobójstwo. Dlatego pisząc że wolę 2 tys. osób po 100 zł niż 5 tys. po 40 zł właśnie to miałem na myśli. Następna sprawa : śmieci. Inna jest ich ich ilość przy 2000 osób a inna przy 5000. Tak samo inna ilość kontenerów , które gdzieś trzeba umieścić. Druga sprawa jeśli impreza masowa jest organizowana na 1500 osób to potrzebne jest odpowiednie zapotrzebowanie na toalety i ochronę. Na temat toalet były głosy krytyczne ze sa ustawione niedaleko publiczności. A gdzie je można ustawić jak wszędzie i wszystkim przeszkadzają bo po prostu śmierdzą. Ale być muszą. Przy imprezie masowej na 1500 osób ich liczba powinna wynosić według wzoru: 1 toaleta na 250 osób czyli 1500 podzielić na 250 czyli 6 plus jedna na 750 osób czyli jeszcze 2 . Razem daje to 8. Przy sprzedaży piwa trzeba doliczyć 20% zaokrąglić w górę czyli łącznie 10. To jest minimum. Do tego powinny być umywalki przy tej ilości osób 23 sztuki. Gdzieś to ustawić trzeba. Nie będę rozpisywał tu kosztów imprezy na 1500 osób w porównaniu z kosztami imprezy na 5000 osób bo chyba nie o to panu chodzi.
Nie będę się rozpisywał na temat koncertu bo każdy ma swoje zdanie. Jednak chciałbym zauważyć że tu KGW (wypadły bardzo dobrze) były dodatkiem do koncertu a nie jak sądzą niektórzy że koncert był dodatkiem do stoisk KGW. Dlatego koła były w strefie koncertu a nie na zewnątrz. Koncert był płatny bo gdyby był darmowy nie moglibyśmy odzyskać podatku VAT, który trochę wynosi.
Pańskie stwierdzenie…Dlaczego ludzie pojechali na darmową imprezę do Augustowa?….nie wiem czy jest właściwe , bo powinno raczej brzmieć dlaczego ludzie z Augustowa nie przyjechali na płatną imprezę do Serw , kiedy w Augustowie mieli własną bezpłatną? Podsumuję na koniec krótko : wszystkim nie dogodzisz bo zawsze będą tacy co chwalą i tacy co krytykują nie znająć realiów z jakimi mierzą się organizatorzy.
Pozdrawiam